Digital Transformation adalah kunci dalam proses HR Transformation
Digital Transformation menjadi kunci dalam melakukan HR Transformation. Tiga disrupsi yang akhirnya mempercepat proses tersebut adalah Technology Disruption, Pandemic Disruption, dan Generation Gap Disruption. Mau tidak mau, suka atau tidak suka, gelombang ini semakin cepat menerjang kita. Contohnya, zoom meeting sudah ada sejak tahun 2011. Siapa sangka penggunan zoom meledak justru saat kondisi pandemic melanda, di mana setiap orang, dari berbagai bidang akhirnya dituntut untuk terlibat menggunakan zoom meeting, baik keperluan pekerjaan, Pendidikan, atau sekedar untuk bersosialisasi.
Tidak lepas dari itu, pengelolaan Sumber Daya Manusia di perusahaan saat ini harus melakukan transformasi dari cara-cara lama. Sering kali perusahaan sudah merasa melakukan Digital Transformation saat telah memindahkan manual kerja dari kertas menuju digital. Sebenarnya yang terjadi di sini adalah baru proses Digitalisasi, bukan Digital Transformation.
Menurut istilahnya, Digital Transformation adalah sebuah proses pengembangan dan investasi dalam membangun teknologi, merubah mindset untuk meningkatkan daya saing, efisiensi dan efektifitas pada proses serta memberikan nilai tambah bagi perusahaan, karyawan, serta pelanggan. Demikian perbedaan Digitalisasi dengan Digital Transformation. Apa yang terjadi dan sering kita liat saat ini adalah baru sebatas Digitalisasi.
Ada begitu banyak proses dan fungsi kerja pada divisi Human Resources yang dapat meliputi seluruh organisasi, karena di setiap department ada people. Tentunya proses secara parsial dan konvensional saat ini sudah tidak cukup lagi dalam mencover tantangan HR dalam menjawab kebutuhan bisnis. Sehingga perusahaan harus melakukan HR Transformation dengan cara melakukan Digital Transformation.
Data
Berapa lama organisasi atau perusahaan Anda berdiri? Bagi organisasi yang sudah lama exist, keberadaan data sangat bermanfaat. Proses penggalian data (data mining) menjadi hal krusial untuk dilakukan sehingga perusahaan memiliki informasi dalam menentukan langkah apa yang harus dilakukan.
Proses penggalian data ini seringkali sangat menantang terutama bagi organisasi yang selama ini mengelola informasi melalui media manual, terlebih tidak dibuatkan panduan sistem informasi dalam perusahaan. Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan untuk menentukan standar pengelolaan data dan media pengelolaannya.
Dalam hal pengolahan data, salah satu tools yang bisa digunakan adalah sofware orange. Software pengolahan data ini bisa kita akses secara gratis namun memiliki fungsi yang sangat vital dalam pengolahan data untuk melihat trend, pola, dan kecendrungan dari setiap fenomena sosial dalam organisasi. Sehingga akan didapatkan gambaran bagaimana perusahaan mengambil tindakan selanjutnya. Anda bisa mendapatkan software orange di sini.
Dalam transformasi digital, terutama dalam dunia HR, data merupakan elemen yang sangat penting dan menentukan dalam proses ini. Oleh karena itu, sebelum melangkah ke elemen selanjutnya (yaitu proses), terlebih dahulu persiapkan dan benahi data-data yang selama ini ada di HR Department Anda.
Process
Elemen kedua ini berbicara tentang sejauh mana pengetahuan kita tentang proses yang sedang dan akan berjalan. Pengetahuan tentang proses ini menjadi sangat penting karena, proses inilah yang justru akan banyak kita disrupsi. Hal ini dilakukan agar kita tidak terjebak kepada kondisi Digitalisasi tanpa melakukan Digital Transformation.
Secara umum kita menggambarkan proses di HR sebagai sebuah siklus yang terus berulang, mulai dari proses manpower planning sampai dengan termination management. Di dalamnya ada begitu banyak proses. Oleh karena itu, penting sekali untuk memastikan setiap personil HR memahami tujuan dari setiap proses tersebut dan inline dengan business.
Ketika kita memahami HR sebagai business partner, maka fleksibilitas dalam proses akan terjadi. HR tidak akan menjadi departemen yang kaku. Akan tetapi, akan menjadi departemen yang adaptif dengan kebutuhan bisnis.
Inilah tujuan Digital Transformation di HR. Misalnya, kita mengenal konsep performance appraisal yang biasa dilakukan setahun sekali atau setahun dua kali serta dilakukan secara konvensional dimana atasan dan bawahan melakukan sesi feedback yang sakral.
Dengan situasi bisnis yang terus berubah dalam hitungan minggu atau bahkan hari saat ini, tentunya proses tersebut sudah tidak relevan. Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan untuk melakukan adjustment cara melakukan ini, yaitu dengan real time feedback dan menerapkan Objective Key Result (OKR).
People
Elemen ketiga ini juga merupakan penentu dalam proses HR Transformation melalui Digital Transformation. Para leader dituntut untuk melihat secara objektif siapa saja dari anggota timnya yang bisa menjadi good coalition dalam menjalankan perubahan.
Selain kompetensi HR yang sudah dimiliki sebelumnya, tim yang akan menjadi koalisi dalam perubahan ini pun harus memiliki Digital Savvy Competency. Oleh karena itu, assessment kompetensi ini sangat perlu untuk dilakukan.
“More involvement, more commitment”. Semakin tim terlibat dalam prosesnya, semakin ia menunjukkan komitmen di dalamnya.
Sebagai gambaran berikut adalah Digital Savvy Competency di tim HR yang bisa ukur:
- Learnability (the desire to develop and improve)
- Agility (the capability to adapt quickly and effectively)
- Curiosity (being open to change, and inquisitive and enthusiastic about new approaches and initiatives)
- Drive to Succeed (proactively taking initiative and following through to accomplish objectives)
- Handling Data (evaluating situation and analyzing information to form data-driven decisions)
- Strategic Solutioning (solving problem creatively and balancing the need of all stakeholders)
- Business Acumen (understanding the business and the needs of customers. and developing new opportunities)
- Virtual Collaboration (inspiring and interacting with others remotely, and working together toward common goals)
- Digital Communication (communicating, influencing and maintaining a rapport with others via technology)
- Mental Endurance (resilience and the ability to cope with pressure and setbacks)
- Coaching mindset (supporting the development of others and motivating them through feedback and encouragement).
Selain memastikan tim HR sudah siap dengan Digital Transformation, penting sekali untuk kita juga melihat seluruh individu yang ada di dalam perusahaan. Mengapa? Karena pada akhirnya, merekalah yang akan menjadi sasaran perbaikan proses ini.
HR harus memahami betul sejauh mana kesiapan dan siapa saja inividu yang siap untuk melakukan perubahan. Apa yang benar-benar mereka butuhkan. Inilah yang akan dijawab pada elemen ke empat.
Technology for Digital Transformation
Elemen ke empat ini berbicara tentang tools yang akan digunakan untuk membantu people dan process untuk mencapai tujuan perusahaan. Itulah kenapa HR harus benar-benar memahami business process dan people yang ada dalam perusahaan untuk menentukan technology apa yang akan digunakan. Apakah itu tentang membuat atau membeli sebuah software atau aplikasi dengan harga fantastis, atau cukup dengan menggunakan feature software yang sederhana dan gratis.
Digital Transformation tidak melulu tentang penerapan sophisticated technology. Namun, lebih tentang efektifitas proses dan pencapaian sasaran bisnis. Jangan terjebak dengan kemegahan teknologi, fokuslah kepada goal dan problem yang ingin diselesaikan.
Salah satu mindset yang sangat penting lainnya adalah bahwa penggunakan teknology adalah untuk menjawab persoalan masa lalu, tapi invest dan gunakan teknologi untuk menjawab persoalan masa depan (predictive).
Itulah 4 elemen kunci penentu kesuksesan Digital Transformation di HR. Gelombang ini tidak bisa kita bendung lagi dan kita sedang menghadapi tiga pendorong percepatan Technology Disruption, Covid Disruptions, dan Generation Gap.