Rekan-rekan yang masih berstatus karyawan sudah sering mendengar SP atau Surat Peringatan, Surat sakti yang dikeluarkan oleh HRD apabila karyawan dinyatakan melanggar Peraturan Perusahaan. SP dibatasi sampai 3 kali yang bisa mengakibatkan di DO oleh perusahaan. Hal inilah yang membuat SP dibenci sekaligus ditakuti.
Dasar hukum dan prosedur pemberian surat peringatan adalah :
- Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003, Pasal 161 mengatur tentang Surat Peringatan 1 (SP1), SP2, dan SP3.
- SP1 biasanya diberikan bagi kasus pelanggaran ringan seperti pelanggaran atas kedisiplinan, keteledoran dan lain-lain.
- Kategori pelanggaran perlu diatur dalam aturan internal perusahaan, seperti Peraturan Perusahaan.
Secara garis besar, pemberian SP dilakukan berurutan dimana masing-masing jenis SP berlaku selama 6 (enam) bulan, namun jika dalam perjalanan pelanggaran yang sama dilakukan kembali maka tingkatan SP dapat diberikan (jika sebelumnya SP1 maka diberikan SP2 atas kesalahan yang dilakukan berulang-ulang, demikian seterusnya). Setalah SP2 diberikan SP3 atau Surat Peringatan Terakhir dimana jika dalam masa waktu yang ditentukan untuk melakukan upaya perubahan/perbaikan perusahaan dapat memberikan sanksi skorsing dan/atau PHK. Jika pelanggaran yang dilakukan dikatagorikan pelanggaran berat (pindana, perdata, khusus/korupsi), maka dapat langsung diberikan Surat Keputusan PHK.
Disarankan SP diberikan/disampaikan oleh pimpinan langsung pekerja (bukan oleh HR), didampingi oleh Staff HR/Hubungan Industrial dengan mekanisme pemanggilan untuk dilakukan konseling. Pimpinan langsung sebelum menentukan tindakan disiplin apa yang akan dikenakan kepada pekerja wajib berkonsultasi terlebih dahulu dengan Staff HR/Hubungan Industrial. Kira-kira menurut rekan-rekan seberapa efektif SP bagi peningkatan Kinerja Karyawan dan mencegah Karyawan melakukan kesalahan yang sama ? Mari Kita Bahas bersama.
Sisi Positif SP:
- SP dibuat sebagai sarana mengingatkan karyawan apa yang dilakukannya telah melanggar Peraturan Perusahaan.
- SP dibuat agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama, apabila tetap melakukan kesalahan yang sama maka akan diberikan sanksi yang lebih berat.
- SP menjadi bahan evaluasi kinerja karyawan dan memudahkan penilaian karyawan tersebut termasuk golongan karyawan yang penurut atau semaunya sendiri.
Sisi Negatif SP:
- SP juga memiliki sisi negative jika ternyata karyawan tersebut tidak melakukan yang dituduhkan hal ini akan memicu kemarahan dan dendam dalam hati.
- Pemberian SP yang tanpa dilakukan sosialiasi mengenai Peraturan Perusahaan akan memberikan efek mereka tidak dipedulikan SDM, karyawan hanya dianggap Mesin Mekanis.
- Tidak mendidik karyawan jika SP diberikan tanpa teguran lisan, Karyawan adalah asset perusahaan, jika kita memiliki karyawan yang berdedikasi tinggi maka mereka akan memberikan kontribusi yang melebihi expetasi perusahaan.
Saran agar SP Tepat sasaran, disebut SP tepat sasaran jika tujuan SP diberikan mencapai tujuan, tujuan SP diberikan adalah agar memberikan efek jera sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama.
Saran agar SP efektif untuk mencapai sasaran:
- PIhak Manajemen rajin melakukan sosialisasi Peraturan Perusahaan kepada Karyawan baik melalui kegiatan pertemuan rutin atau memberikan selebaran mengenai peraturan perusahaan. Hal ini akan membuat Karyawan merasa diperhatikan dan di manusiakan.
- Memberikan Teguran secara Lisan , mengingatkan bahwa apa yang dilakukan melannggar peraturan perusahaan jika kesalahan yang dilakukan adalah kesalahan ringan seperti masalah abensi atau cuti. Jika kesalahan seperti pengelapan atau memakai uang perusahaan tidak usah lisan tapi langsung SP 3 dan langsung dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
- SP diberikan langsung oleh Unit Human Resource atau unit SDM kepada yang bersangkutan. Pertemuan ini sekaligus sebagai bahan karyawan untuk membela diri dan moment untuk manajemen untuk menjelaskan kesalahan apa saja yang dilakukan.
- SP tidak diberikan dengan emosi atau menjadikan karyawan merasa diadili, jadikan atmosfir pemberian SP adalah saat-saat diskusi dan penuh suasana kekeluargaan. SP sendiri sudah cukup mengerikan jangan ditambah dengan perkataan-perkataan yang menyakitkan dan cenderung menyalahkan tanpa member solusi atau mendengar keluhan yang dihadapi oleh karyawan.
- Manajemen menjamin kerahasiaan kesalahan Karyawan didepan umum, hal ini akan menjadikan karyawan masih mempunyai harga diri dan tidak minder saat bergaul dengan rekan satu team.
Pertimbangan-pertimbangan yang perlu dilakukan seorang pemimpin sebelum memberikan SP kepada Karyawannya.Karyawan adalah asset perusahaan, karyawan yang bahagia akan memberikan kontribusi melebihi expetasi yang diminta perusahaan. Tetapi jika karyawan tertekan dan terancam maka tidak akan muncul inisiiatif dalam pikiran mereka yang ada hanyalah bekerja sesuai rutinitas yang ada tanpa suatu kreativitas sama sekali.
Kesampingkan rasa suka atau tidak suka,dendam atau emosi pribadi. Murni jika memang kita harus mengeluarkan SP karena didasari rasa kasih sayang , kita ingin mereka sadar akan kesalahan yang mereka buat dan agar mereka kedepan dapat berkerja lebih baik lagi dalam memperbaiki diri.
Gunakan SP dengan Bijak, pertimbangkan bahwa kesalahan yang dilakukan karyawan adalah kesalahan yang memang mereka lakukan. Jangan memberikan SP jika masih sebatas asumsi atau prasangka. Memang SP bisa dibatalkan , tetapi sakit hati dan sedih karena menerima SP tidak mudah disembuhkan walaupun dengan surat pembatalan.
Demikian rekan sekilas mengenai Surat Peringatan, semoga kita tidak phobia terhadap SP tetapi menjadikan SP suatu sarana untuk terus memperbaiki diri. Untuk Manajemen perusahaan jangan jadikan SP sebagai alat untuk menakut-nakuti karyawan, Karyawan telah menggadaikan waktu dan keringat mereka untuk kita, jangan salah gunakan kekuasaan di pundak kita, karena setiap pemimpin pasti akan dimimtai pertanggungjawabannya.